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关于做好文件材料归档工作的通知
发表时间:2017/7/28 17:32:52    点击:156

 石档函〔20171

 

关于做好文件材料归档工作的通知

 

各乡镇区、街道、农林场,县直各单位:

为切实做好文件材料归档工作,维护档案完整与安全,充分发挥档案服务与利用功能,根据《档案法》和修改后的《归档文件整理规则》(DA/T 222015)、《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79)等标准规范,结合我县实际,现就有关事项通知如下:

一、归档范围

凡本单位在工作活动中直接形成的,反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围(包括党、政、工、团、人事、纪检、财务、基建和职能业务、行政执法等各部门形成的各种文件、报表、图纸、光盘、照片、奖牌、公务礼品等)。收集归档的主要内容为各单位在工作活动过程中形成的管理性文件材料;有关重要事项的会议记录;开展业务工作过程中形成的依法行政、执法检查、项目推进等方面的材料;重大事件、重大活动、重大工程等方面的材料;获赠的重要证书、奖牌、奖杯、锦旗、公务礼品等实物;本单位按照档案法律法规和行业档案管理规范应当归档的其它文件材料。对于办理完毕具有查考利用价值的收文、发文、内部文件材料等,还应逐份清点正件与副件,印件与定稿,请示与批复,转发文与原件,以确保收集齐全、归档完整,防止遗漏和散失。

二、归档标准

各单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)、《归档文件整理规则》等相关规定与标准,按照规范化、标准化、科学化的要求进行各门类档案的收集归档整理与集中统一管理。各门类档案归档整理遵循的标准:(1)机关事业单位文书档案的整理实施《归档文件整理规则》;(2)会计档案收集整理依照《会计档案管理办法》;(3)基建项目档案严格按照《重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》收集管理,整理方法执行 《科学技术档案案卷构成的一般要求》;(4)专业档案、业务档案按《国家基本专业档案目录》和行业规定执行;(5)照片档案、电子档案分别执行《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》。

三、归档要求

1、各单位应于3月底前完成文件材料的收集工作,在4月参加全县档案业务培训后,按照档案整理规范与质量要求,于6月底前完成上年度文件材料归档工作。文件材料归档工作是档案执法检查和年检年审的主要内容。以后每年6月底前应及时完成上年度文件材料的归档整理

2、归档文件材料必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰,干净整洁,无圈画修改;确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。

3、归档目录要求在档案管理软件中录入,未安装使用软件的应在标准格式的归档目录模板中录入。归档整理结束后,及时备份保存归档电子目录,并编写归档说明,填写好备考表。

4、建立完善全宗卷内容,按要求编写本单位的全宗介绍、档案分类方案、文件材料归档范围和文书档案保管期限表、组织机构沿革和年度工作大事记等。

四、归档保障

1、要进一步加强对文件材料归档工作的领导。文件材料归档工作是《档案法》明确的一项重要责任。各单位要严格按照《档案法》规定,认真做好文件材料归档工作,明确分管领导,落实具体人员负责,确保文件材料归档工作规范有序地开展。

2、要进一步规范档案整理技术服务行为。各单位如因人少事多、工作量大需委托、购买档案整理技术服务的,可与依法注册登记备案的档案中介服务机构直接接洽,并与之签订书面合同,明确服务内容、标准、价格、安全保密等条款。禁止聘请不符合资质的社会人员从事档案整理技术服务。各单位委托、购买档案整理技术服务时,应及时与县档案局取得联系,由县档案局监督把关,质量达不到规范标准的,将依法责令整改。

3、要进一步加强对所属单位的沟通协作和监督指导。要在抓好本单位年度文件材料归档工作的同时,安排好所属基层单位的年度文件材料的归档工作。

石门县档案局

 201731

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