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档案的定义及其涵义
发表时间:2017/8/6 18:57:08    点击:106

   列宁:“定义可能有许多,因为对象有许多方面。”

   下定义最常用的方法是:“属”加“种差”。采用这种方法,可以给档案下一个定义:

   档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

   也可简便表述为:档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

   除了这种表述外,还可以表述为:国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

   为了简便起见,也可表述为:原始的历史记录。

   另外再介绍《档案法》上的定义。

  《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过,1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。

   第一章“总则”第二条“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

  这几种定义,在基本思想上是相同的,只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属,第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属,这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。 所谓广义的文件,它不仅指常规的机关文书,也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。

  一、档案来源

   从形成者看来源,有三类:机构 、组织  、个人。

   以前不承认个人拥有档案合法性,不重视个人档案,因此许多个人保存的档案,没有集中到一个档案馆保管,相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不同,一些档案管理机构承认个人拥有档案,并鼓励个人把档案存入管理机构,而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式:国家所有、集体所有、个人所有。

   二、档案形成

   档案是由文书转化而来的。转化条件有三:

   (一)办理完毕的文件才能成为档案

    所谓办理完毕是相对而言的,主要是指完成了文书处理程序,不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完,才算办理完毕。情况有以下三种:

   1、文件内容要求马上办理完毕,并且已经办理完毕。

   2、文件内容要求长期执行(办理),但只要完成了文书处理程序也算一种,如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等,只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。

   3、不需要具体办理,只需完成文书处理程序就算办理完毕

   从这个角度来看,可以说“文件是档案的前身,档案是文件的归宿”。

   (二)具有一定查考利用价值的文件,才能成为档案。

   从这个角度来看,可以说“文件是档案的基础,档案是文件的精华”。

   (三)按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案

   从这个角度来看,可以说“文件是档案的因素,档案是文件的组合。”

   三、档案的形式

   档案信息的记注方式很多,载体也多种多样。

   从档案的载体上来看,有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

   表达方式基本有三种:文字、图像、声音;

   从记录方法来看,有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

   从文件名称上看,古代有诏、诰、题本、奏折、牌等,近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

  从类型上说,有文书档案、科技档案、专门档案。

  四、档案内容:

   档案内容反映了人们各种社会活动,即档案内容上的特征是:

   1、十分丰富,无所不包

   一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展,政治、经济、军事、文化等各种各样的内容;一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案,数量浩如烟海,上至天文、下至地理、中至人事,无所不包。

   2、原始性

   档案是历史的原始记录,或说是原始的历史记录,这是档案的本质属性。

   档案不是人们有意识编写、加工的,而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说,它是第一手的资料。因此,档案具有很大的凭证作用。

   原始性和真实性的区别:

   从整体上看,档案是比较可靠的历史记录,但具体到每一份文件,大多数是真实的,部分档案并非如此,主要有两种情况:

   一是形成上不真实,是假造、伪造的档案;

  二是档案内容失真,形成是真实的,但其内容不真实;

   因此,我们应该辩证地看待这个问题。

  一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性,但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的,有部分档案是假造的、不真实的,但这些也有保存价值,不能随意销毁、涂改。

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