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档案工作概论
发表时间:2017-8-7 21:54:43    点击:486

    档案工作的内容有广义和狭义两种解释。

    1、广义上说,是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。

    2、狭义上说,是指档案室和档案馆所从事档案业务工作,即用科学原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。

   档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。

   1、六环节之说档案业务工作内容可分为:

      收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

      其中前五环节为基础工作,后一环节为提供利用的工作。

   2、档案业务工作的划分不是绝对的,随着档案工作的发展而发生变化,检索和编研成为独立的工作内容,把它们加上去,六个环节就变成八个环节。

   档案工作的性质

      1、 档案工作是一项管理性的工作

         A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作  

         B 、是某种管理工作的组成部分

         C、是专门管理档案的科学性工作

      2、是一项服务性的工作

      3、是一项政治性的工作

      除此之外,还有"条件性、科学性"等提法。

   1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与完全,便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定:档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成:

   统一领导、分级管理

   维护档案的完整与安全

   便于社会各方面的利用_

   一、统一领导、分级管理

   1、所谓统一领导,就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排,制定统一档案法规和业务标准,提出统一的方针政策,实行统一的指导、监督和检查。

   2、所谓分级管理,是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关,要按照国家有关档案工作,统一规定和要求,结合本地区情况,制定本地区的档案工作规划、制度和办法,指导、监督和检查本地区档案工作。

   3、所谓分专业管理,是指中央和地方专业主管机关,可按照国家关于档案工作统一规定和要求,结合本专业系统情况,制定本专业的档案工作规划、制度和办法,指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。

   4、实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理,这是中国档案工作的特点,全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前,我国的档案工作也是党政档案分开管理,后来才高度集中在一起。

   其内容是:a、一个机关党政、工、团档案,由机关档案室集中管理;b、各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理;c、党的系统、政府系统的档案工作,由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。

   党政档案工作统一管理的优点是:党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的,有着密切的联系,统一管理便于利用,党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别,统一管理,力量集中,指导统一,党政档案工作统一设置机构,符合精简原则。

   二、维护档案的完整与安全

   这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全,才能为档案工作提供必要的物质基础。

   维护档案的完整,有两方面的含义:

完整包括:

    1、从数量上,要保证档案的齐全,保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。

    2、另一方面,从质量上,也就是从系统性方面要维护档案的有机联系,不能人为地割裂分散,或者零散的堆砌。

安全包括:

   1、力求档案本身不受损坏,质量延长档案寿

命,即保证档案管理物质安全。

   2、要保护档案免遭有意破坏,档案机密不被盗窃,不失密,即保证档案管理的政治安全。

   三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的

   1、 便于社会各方面对档案的利用,体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量,为档案利用者尽可能地创造方便条件;

   2、便于社会各方面对档案的利用,是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的,都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统,它的目的性必须明确。

   3、便于社会各方面对档案的利用,是档案工作各业务环节的出发点,支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作,都应以便于利用着眼,不能脱离系统总目标。

   4、便于社会各方面对档案的利用,是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效,最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献,能否创造社会效益和经济效益。

  我国档案工作基本原则的三个组成部分,是辩证统一的关系。A、统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用;B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用,统一领导、分级管理就失去了它的意义。

   我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象,高度概括为三句话,文字简明,但内涵丰富,揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义,对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。

   机关档案工作

   关于机关档案工作的性质,历来有不同提法。

  第一个提法:

   机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构,机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。

   另一种的提法:机关档案工作是一项机要工作或专门工作。

   第三种提法:A、是整个机关的组成部分,属于机关管理和研究咨询性质的专业 辅助机构。   B、党、政、军等机关单位的档案室,又是机关的机要部门之一,具有机要部门性质。   C、从全国档案工作来说,档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

   第四种提法:A、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构,主要为本单位工作、生产和科研服务。

B、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织,是档案馆工作的基础。

   档案室的上述双重性质,支配着档案室的整个工作活动。

  2、基本任务

   (1 )对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。(机关档案室不直接参加立卷工作,而由文书部门进行,同时也有根据具体情况而具体分析的。)

   (2)集中统一管理机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。

   (3)在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。

   a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。

   b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。

   c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。

   (4)按规定向档案馆移交应该进馆的档案。

   (5)办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

   3、档案室的类型

   (1)机关档案室,也称为普通档案室、文书档案室。

   (2)科技档案室

   (3)音像档案室

   (4)人事档案室

   (5)综合档案室

   (6)联合档案室,有些类似于档案服务中心、文件中心。

   (一) 档案馆的性质

   根据《档案法》和有关文件的规定,档案馆属于党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

  我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门,所以它既是党的机构,又是国家机构。

  档案馆所保存的档案,有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。

  (二) 档案馆的基本职责和具体任务

  档案馆的基本职责是:集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

  档案馆的具体任务,主要有三个方面:

    1、 接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;

    2、 通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作;

    3、 参与编修史志工作。

   (三) 档案馆的种类

   1、按地区可分为:


    A、中央级档案馆,如:中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等;

   B、地方档案馆,又有省(自治区、直辖市)、地区(市、自治州)、县级档案馆,如:北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。

   2、按专业可分为:

   A、综合性档案馆,如中央档案馆、四川省档案馆等。

   B、专业档案馆,如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。

   3、按地区结合专业可分为:中央级综合档案馆(如:中央档案馆)、中央级专业档案(如:中国照片档案馆)、地方综合性档案馆(如:天津市档案馆)、地方专业性档案馆(如:包头市城市建设档案馆)。

   各级各类档案馆掠影如下:

   档案行政管理机构

   1、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构,也是政府机构。

   2、档案行政管理机构的基本任务为:

     A、制定方针、法规性文件、规章制度。

     B、对档案工作进行指导、监督和检查。

     C、制定发展规划,筹建档案馆。

     D、提出鉴定档案的原则和标准,研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题,监督销毁。

     E、组织并指导理论和技术研究,提出方案。

     F、召开会议,研究问题,交流经验。

     G、发展档案专业教育,评定职称。

     H、组织档案的利用工作

     I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。

   各级档案机构之间的关系是:

   上级档案行政管理机构,对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;

   档案行政管理机构,对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;

   机关档案室和档案馆之间,具有档案交接关系;各级档案馆(室)之间,均无隶属关系,但有一定的协作关系。



                                       来源: 中国档案出版社    

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