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我为名校建档案
发表时间:2017/8/24 16:17:49    点击:146

  我叫程方球,是石门县第一中学的一名档案员。我们石门一中是一所已建校七十多年的名校,有着丰厚的历史底蕴。名校的历史,是由一份份档案材料组成。我的工作,就是为这所名校建档。

  那还是1999年,也就是我从事档案工作的第二年。石门一中创省重点中学期间,省教委验收组来校检查验收,有位领导突然提出要看两位名人当年在校读书时的资料。一位是解放军上将;一位时任省委常委、宣传部长,可谓是石门一中校友中的“双子星”。我们很快便提供了他俩在校的注册簿、考试分数登记表等原生态资料,都是手写或钢板刻印的,字迹有点模糊,有点沧桑,却又鲜活地诉说着那段历史。验收组一行人看后,纷纷说石门一中不愧是名校。这也让我意识到,名校要靠历史来支撑,作为一中档案员的我,顿时萌发了“名校要建名档案”的品牌意识。

  面对一份份以手写和钢板刻印为主体的档案,我不禁动了“心思”:以后的档案要尽量减少手写体,还得把一中从1986年建库以来的资料全部输入电脑,实行信息化管理。于是,我开始自学电脑。白天要工作,只能晚上和节假日加班加点学。为了追求打字速度和工作效率,我选择了五笔输入法。由于年近半百,记忆力打折,手脚也笨些,我只得下“铁杵磨成针”的苦功夫,并有意挑选革命老前辈陶铸的名篇《松树的风格》来练习打字,让文中所颂扬的松树风格激励我苦练于键盘。

  从打字开始,我渐渐掌握了录信息、编程序、设计模块等其他电脑技术。在长达16年的档案生涯中,我系统地修完了湖南教育学院专科、湖南电大本科中文课程,还参加了全国计算机考试,并在行将退休之际,顺利通过了档案序列高级职称评定。

  在实践中我体会到,档案之所以姓档,首先是归档。如果收集不到档案资料,档案管理就成为无源之水。因此,我一直注重收集工作,采取了一系列行之有效的方法:如针对各科室的工作实际,明确规定归档范围,确定档案协理员,实行目标管理;利用校园网络,实行网上传送等等。对于收上来的材料,还要搞“政审”,如果发现不符合档案规范的,则坚决按标准补上。2011年,我在整理总务科的上交材料时,发现每月发放的绩效工资表上,没有总务科长、分管副校长和校长的签字,我便找上门去,要求补签,让这份材料完美无缺地归了档。

  另外,材料存档,并非刀枪入库、马放南山,而是为了开发利用。随着学校教学质量和名气提升,档案使用的频率也不断攀升,于是我把编研当作档案工作的新课题。编,即把现成的档案资料按确立的主题进行资料汇编;研,则是对所汇编的资料进行分析综合,提出正确观点,用以指导工作实践。

  近些年来,我根据学校实际,汇编了《高中毕业生纪念册》、《石门一中大事记》、《制度汇编》等专题资料,并建立专题索引,为使用者提供优质快捷服务,受到省市县领导与专家的好评。2001年以来,我们档案室为一中65周年校庆、毕业学生出国留学、参军校友在部队提干以及教师评职称、教育年鉴与教育志编写等,提供档案利用达2000多件次。

  目前,一个与名校相匹配的档案系统基本建成。县内外的不少单位纷纷请我去指导,我亦毫无保留地亮出自己的绝招。石门一中档案工作的典型经验,也像学校培养出的人才一样,源源不断地走出校门,赢得“名校名档案”的美名。

   原载2014年9月16日湖南日报》

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